Aufgaben:
- Persönliche Assistenz und Office-Organisation des Gründungspartners der Kanzlei
- Abwicklung und Überwachung der gesamten Korrespondenz (E-Mail und Postmanagement) inklusive Vorbereitung wichtiger Unterlagen
- Organisation und Planung von internen sowie externen Terminen, Telefon- und Videokonferenzen
- Vorbereitung, Betreuung und Nachbereitung von Meetings jeglicher Art
- Planung und Koordinierung von Business-Reisen sowie Kundenmeetings inkl. Reisekostenabrechnung
- Zahlungsmanagement sowie Vorbereitung der Unterlagen für die Buchhaltung verschiedener Gesellschaften
- Administrative Organisation samt Vorbereitung von verschiedenen Dokumenten und Präsentationen für interne und externe Stakeholder
- Beteiligung an der Organisation und Durchführung von verschiedenen Events sowie Veranstaltungen
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Was bieten wir
Abwechslung
Die Aufgabenbereiche sind sehr umfassend und betreffen alle Bereiche - von Kundenberatung über Verwaltung, IT, Compliance bis hin zu Personalführung&Recruiting.
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YOUR RESPONSIBILITIES
- Creating and editing presentations in German, Italian, and English
- Supporting the department head in operatinal tasks, preparing meetings and managing correspondence
- Contribuiting to strategic projects
- Welcoming visitors and taking minutes during meetings
- Maintaining and improving the management system
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DEINE AUFGABEN
- Betreuung internationaler Kunden und Lieferanten
- Unterstützung des Einkaufsteams bei allen relevanten Aufgaben
- Erstellung und Verwaltung von Verträgen
- Bearbeitung der Produktausstattung
- Aufbereitung, Eingabe und Verwaltung der Artikel- und Lieferantendaten in dem Warenwirtschaftssystem
- Koordinierung uns Überwachung logistischer Abläufe
- Bearbeitung der offenen Posten/Mahnwesen
- Bearbeitung von Produktreklamationen und anderen qualitätsrelevanten Themen
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I TUOI COMPITI
- Gestione operativa dei rapporti con le agenzie esterne di hostess e merchandiser
- Monitorare le assegnazioni dei materiali pop, gadget e instore promotion
- Gestire e coordinare le comunicazioni alla forza vendita
- Organizzare i meeting con la forza vendita e i meeting interni con focus attività di trade marketing
- Gestire la produzione degli artwork con il reparto grafico sulla base delle richieste della forza vendita
- Coordinare lo smaltimento dei prodotti a breve scadenza
- Raccogliere informazioni dal mercato attraverso la forza vendita (stime nuovi prodotti, materiali pop, riscontri su attività promozionali, ecc…)
- Gestire la produzione e la modifica dei materiali di vendita
- Gestire la reportistica di rilevazione prodotti/prezzi
- Assicurare l’aggiornamento delle agende del reparto trade marketing gestendo i calendari con gli impegni, attività e deadline periodiche
- Altre attività di pool support al reparto
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WAS DICH ERWARTET:
- Optimierung und Rationalisierung der Prozesse
- Weiterentwicklung der Controlling- und Reporting Tools
- Digitalisierung, Automation und strategische Empfehlung zur Verbesserung der Abläufe
- Verantwortung für die Planung, Koordination und Umsetzung von IT-Projekten
- Optimierung der bestehenden Anwendungen, ERP, PowerBI
- Erstellung von ad-Hoc Analysen und Aufbereitung von Berichten
- Sicherstellung und laufende Verbesserung der Datenqualität
- Recruiting und Mitarbeiter Branding
- Vertragswesen und rechtliche Angelegenheiten
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WAS DICH ERWARTET
- Direkte Unterstützung des COO bei der Abwicklung des Tagesgeschäfts, einschließlich der Planung, Organisation und Priorisierung von Aufgaben
- Koordination der Kommunikation zwischen dem COO und den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens und Gewährleistung eines effizienten Informationsflusses
- Organisation und Verwaltung der Agenda des COO, Planung von Sitzungen, Geschäftsreisen und anderen Veranstaltungen
- Verantwortung für die laufende Korrespondenz und zentrale Schnittstelle für die interne sowie externe Kommunikation
- Erstellung von Reports, Firmenpräsentationen und Analysen, sowie Protokollführung bei Sitzungen
- Betreuung von Besuchern der Geschäftsführung
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LE TUE MANSIONI
- Supporto diretto al COO nella gestione delle attività quotidiane, includendo pianificazione, organizzazione e prioritizzazione degli impegni
- Coordinare la comunicazione tra il COO e i diversi dipartimenti aziendali, garantendo flussi informativi efficaci
- Organizzare e gestire l’agenda del COO, pianificando riunioni, viaggi di lavoro e altri eventi
- Responsabilità per la corrispondenza continua e interfaccia centrale per la comunicazione interna ed esterna
- Preparazione di reports, presentazioni e analisi e stesura di protocolli durante le riunioni
- Supporto e accoglienza agli ospiti durante le visite aziendali
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DEINE AUFGABEN
- Lieferprozessplanungen
- Auftragsabwicklung
- Betreuung internationaler Lieferanten
- Betreuung und Überwachung diverser Dienstleister
- Direkter Kontakt mit unseren Kunden
- Planung und Verfolgung diverser Verpackungslinien
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DEINE AUFGABEN
- .Betreuung internationaler Kunden und Lieferanten
- Pflege des Warenwirtschaftssystems, Auftragsabwicklung und Überwachung der Warenflüsse
- Bearbeitung von Produktreklamationen und anderen qualitätsrelevanten Themen
- Ausarbeitung der Produktverpackungen
- Verfolgung der offenen Posten
- Unterstützung im Einkaufsteam bei allen relevanten Tätigkeiten
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AUFGABEN:
- Grundverständnis bzw. Erfahrung im Versicherungswesen ist von Vorteil, aber auch Quereinsteiger mit Interesse und Lernbereitschaft sind willkommen
- Eine hohe Genauigkeit und Zuverlässigkeit mit einer starken „hands on“ Mentalität
- Eine selbständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Gute organisatorische Fähigkeiten und die Bereitschaft, sich weiterzuentwickeln
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit in einem dynamischen Arbeitsumfeld
- Fließende Deutsch- und Italienischkenntnisse
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WAS DICH ERWARTET
- Direkte Unterstützung des CEO in allen geschäftlichen Belangen
- Organisation von Terminen und Reisen
- Verantwortung für die laufende Korrespondenz und zentrale Schnittstelle für die interne sowie externe Kommunikation
- Erstellung von Reports, Firmenpräsentationen und Analysen, sowie Protokollführung bei Sitzungen
- Betreuung von Besuchern der Geschäftsführung
- Vor- und Nachbereitung von internen und externen Meetings
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LE TUE MANSIONI
- Supporto diretto del CEO per tutte le questioni aziendali
- Organizzazione di appuntamenti e viaggi
- Responsabilità per la corrispondenza continua e interfaccia centrale per la comunicazione interna ed esterna
- Preparazione di reports, presentazioni e analisi e stesura di protocolli durante le riunioni
- Supporto e accoglienza agli ospiti durante le visite aziendali
- Preparazione e follow-up di meetings interni ed esterni
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DEINE AUFGABEN BEI UNS:
- Unterstützung und Vertretung des Front Office Managers bei Abwesenheit in allen seinen Tätigkeiten
- Verantwortung für den reibungslosen Ablauf und einen herzlichen Empfang unserer Gäste
- Aktive Mitarbeit in allen Bereichen der Rezeption und Reservierung
- Sicherstellung des Wohlergehens unserer Gäste für die Dauer des Aufenthaltes
- Professionelle Bearbeitung von Beschwerden vor Ort
- Pflege der Gaststammdaten und des Karteien Systems in Apaleo
- Abstimmung und Koordination mit dem Housekeeping
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Tasks & responsibilities
- Amazon Client Management: Collaborate with the Amazon team to manage relationships and daily operations with Amazon
- Listing and Product Page Optimization: Work with the internal team to ensure that product pages on Amazon are up-to-date, accurate, and optimized to maximize visibility and conversions
- Promotion and Campaign Planning: Work with the marketing and sales team to develop and implement promotional strategies and campaigns on Amazon to increase sales and brand awareness
- Inventory and Shipping Management: Monitor and coordinate stock with the internal Sales Operation Team, shipments, and product availability at Amazon warehouses to avoid sales interruptions and ensure customer satisfaction
- Client Communication: Maintain regular communication with the Amazon team, responding to client requests and needs in a timely and efficient manner
- Problem Resolution: Handle together with the Sales Team any issues or disputes with Amazon effectively, seeking solutions that are beneficial to both parties
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Aufgaben, die Dich wachsen lassen
- Office Management / Administration
- Aktive Unterstützung des Office Managers und des Teams im Tagesgeschäft
- Zentraler Empfang und Ansprechperson für Kunden
- Planung und Umsetzung von Marketing- und Social-Media-Aktivitäten
- Umsetzung von Vertriebs- und Marketingaktivitäten
- Übersetzten von Texten in deutscher, italienischer und englischer Sprache
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DEINE AUFGABEN BEI UNS:
- Zuarbeiten des Restaurantmanagers bzw. Vertretung des Restaurantmanagers und dementsprechende Leitung des gesamten Serviceablaufes unseres Restaurants:
Rooftop Location im 6. Stock mit Top-Panorama und großer Terrasse; Japanische Küche mit europäischen Einflüssen: Sushi & Sashimi, Karaage (Frittiertes) sowie Tapas & Robatagerichte (Gegrilltes); Inspiriert vom japanischen Izakaya-Konzept, das eine (Sake-)Bar bezeichnet, die eine Vielzahl kleiner Gerichte und alkoholischer Getränke anbietet.
Mittags Fokus auf Donburi: Reisgerichte mit Fleisch, Fisch oder vegetarischen Zutaten - Überwachung und Instandhaltung des Restaurants in Bezug auf Sauberkeit und Ordnung
- Führung der Mitarbeiter und Einteilung der Stationen
- Zuständig für die Begrüßung und die Platzierung der Gäste
- Beratende Funktion für die Gäste bei der Auswahl der Speisen oder Getränke
- Einhaltung der HACCP-Richtlinien im Restaurantbereich
- Optimierung der Umsätze im durch Zusatzverkauf
- Durchführung von organisatorischen und administrativen Maßnahmen im täglichen Geschäft
- Enge Zusammenarbeit mit dem gesamten F&B Bereich
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Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir perfekt zweisprachige Mitarbeitende mit hoher Leistungsbereitschaft für unser Büro in Bozen:
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DEINE AUFGABEN BEI UNS:
- Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs der täglichen Aufgaben am Front Office
- Erledigung aller administrativen Aufgaben sowie Bearbeitung der Korrespondenz
- Empfang und Betreuung der Gäste (Check-in und Check-out)
- Individuelle Betreuung der Gästewünsche und Beschwerdemanagement
- Gewährleistung des reibungslosen Ablaufes der Büroorganisation
- Zuständig für professionelle und rasche Bearbeitung von eingehenden Reservierungen
- Erster Ansprechpartner vor Ort für die Gäste
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben u.a. Gästebewirtung
- Annahme und Weiterleitung allgemeiner Anfragen (telefonisch und persönlich)
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DEINE AUFGABEN BEI UNS:
- Führung des gesamten Empfangsbereich-Teams
- Erstklassige und herzliche Betreuung unserer internationalen Gäste
- Aktive Mitarbeit in allen Bereichen der Rezeption
- Überwachung und ständige Sicherstellung eines reibungslosen Betriebsablaufs und Einhaltung der Falkensteiner Standards
- Steigerung des Kategorien- und Zusatzverkaufs
- Abwicklung und Kontrolle der Ausgangsrechnungen und Kasse
- Professionelle Bearbeitung von Beschwerden vor Ort
- Erstellung der Urlaubs- & Dienstpläne für das Front Office
- Pflege der Gaststammdaten und des Karteien Systems in Apaleo
- Abstimmung und Koordination mit dem Housekeeping
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